Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как пользоваться системой электроннного документооборота

Этот раздел создан для тех, кто только начинает знакомиться с темой электронного документооборота. Раздел поможет вам сформировать базовое представление об электронном документообороте без углубления в сложные вопросы. Время на изучение ,5 часа. Если вы хотите скачать архив материалов для самостоятельного изучения - зарегистрируйтесь. Затем вам будет доступен комплект " Основы электронного документооборота для предприятия ". Время на изучение 20 ч.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Просто об электронном документообороте

В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников. Системы электронного документооборота Electronic Document Management System представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией.

Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения. ИСО Пояснения.

Интерпретация требований. Руководство по внедрению. Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.

Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций. С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота. Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы.

Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей. Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр. Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение. Модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online — форм и пр.

Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных. Модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей. Модуль обработки документов.

После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает распределение информации и документов по заданным правилам. Модуль управления доступом.

За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы. Модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами.

В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота. Модуль системной интеграции. Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.

Модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологи, степени интеграции и области применения. В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:.

В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:. Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности.

Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы.

Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.

Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.

На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы. На основании данных первого и второго этапов необходимо сформулировать набор критериев для выбора системы электронного документооборота. Критерии выбора системы электронного документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.

Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на основании которых будет работать система электронного документооборота, выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению системы электронного документооборота. После выбора поставщика системы электронного документооборота необходимо разработать план внедрения.

Этот этап может занять достаточно много времени, однако время на планирование поможет значительно сократить время на внедрение системы. План может быть разработан совместно с поставщиком услуг. Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом.

Целью данного этапа является создание определенных организационных правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного документооборота.

Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота. Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.

Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.

Повышение качества есть решение проблемы" Э. Общая информация. Автоматизация СМК. Документация СМК. Стандарты ИСО Аудит СМК. Внедрение СМК. Тренинги по СМК. Интернет магазин. Системы электронного документооборота В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Рекомендуем приобрести :.

В начале г. Управление бизнес процессами. BPM системы. Моделирование бизнес процессов. CASE средства. ОптимаСофт Менеджер процессов. Business Studio. Автоматизация процессов. CRM системы. Microsoft Dynamics CRM. ERP системы. OLAP системы. Системы электронного документооборота.

Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе

В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников. Системы электронного документооборота Electronic Document Management System представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения.

Войдите , пожалуйста. Хабр Geektimes Тостер Мой круг Фрилансим. Войти Регистрация.

Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних - секретари, руководители общего отдела и т. ИТ-отделу она вроде бы не нужна — и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают — это не их епархия.

Электронный документооборот. Технологии и внедрение.

ПОНЯТИЕ Работая в области автоматизации документооборота уже более 15 лет нас неоднократно спрашивали что такое электронный документооборот? В результате мы сформулировали следующее определение электронного документооборота :. Электронный документооборот это совокупность автоматизированных документационных процессов, связанных с различными видами обработки электронных документов, выполняемые посредством систем электронного документооборота СЭД и охватывающих полный жизненный цикл документа или его отдельные этапы. В данной статье пойдёт речь об основных понятиях электронного документооборота и аспектах внедрения систем документооборота. В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации документов docflow и технология потоков управления работами workflow. Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу. Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.

Документация по СЭД FossDoc

Надежное и безотказное решение. Реализован полный цикл договорной работы — подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совмест-ное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами. Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows.

.

.

Системы электронного документооборота

.

.

СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами

.

электронного документооборота. Конечно пользоваться электронным.

.

.

.

.

.

.

.

Комментариев: 4
  1. Лазарь

    Р.с. Земля сельхоз назначения

  2. Людмила

    Тарас возможно он разобран,у товарища была похожая ситуация.

  3. Беатриса

    Спасибо, доходчиво и хорошо рассказал автор.

  4. singlatte

    Так плохо, что машина слетела с учета или плохо, что не снимешь с учета? я запутался. кстати, выезжать необязательно, но это не точно.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.