Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Учет писем в организации

Журнал содержит стандартные элементы управления. Подробнее о настройки списков Форма журнала документов. Панель инструментов содержит стандартный набор команд. Подробнее Панель инструментов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация входящих документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД.

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов.

Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах. Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения допускается удалить, добавить или изменить наименование графы :.

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно.

Чтобы получить информацию о нужном документе например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию надо последовательно изучить каждую страницу.

Гораздо более продуктивный подход — использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы — аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов. Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе группе документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т.

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге. Самый современный подход — это регистрация документов в системе электронного документооборота СЭД , но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка РК документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля.

Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме. О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно.

Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.

Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно — долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде — образец приведен Word, Excel. Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

У меня это работает. Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в книгу входящих документов внесена ошибочная запись, как правильно ее аннулировать? Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет. Соответственно, дабы исправить ситуацию ОД хочет завести новый журнал так сказать, с чистого листа начать. Возникает вопрос: правомерно ли это?? Или как правильно тогда провести данную работу по передаче из одного структурного подразделения далее СП в другое, дабы не попасть в будущем впросак из-за безалаберности сотрудников бухгалтерии.

Как быть? Передачу журнала учета печати и штампов из одного структурного подразделения в другое надо оформить приказом. В журнале надо проставить оттиски всех действующих в организации печатей и штампов, указать должности, ФИО ответственных за каждую печать штамп ; выдавать их под роспись.

Как ей доходчиво аргументировать? И обязательно ли на него ставить сургучную печать! Либо что-то другое, в зависимости от ситуации в вашей организации. Вам лучше знать. Если все отказываются, назначьте приказом распоряжением. Какие тут могут быть аргументы? Сургучная печать не ставится! Спасибо Вам за ответы и разъяснения. Я извиняюсь, но я не совсем поняла, что все-таки писать в распорядительной части данного приказа?

Решили с нового года обращения граждан регистрировать отдельно от других входящих. Какая форма журнала регистрации обращений граждан должна быть? Можно использовать обычный журнал регистрации входящих? Надо ли его прошивать?

Помимо личных обращений граждан в наше учреждение, вышестоящая организация пересылает нам обращения граждан, которые поступили к ним с просьбой дать пояснения по заявлению, разобраться в ситуации и пр. В каком журнале нужно регистрировать их? В журнале регистрации входящей документации или обращений граждан? Методические документы по делопроизводству рекомендуют выделять регистрацию жалоб и обращений граждан в отдельный массив. Прошивать журналы не надо.

Форму регистрации можно взять на сайте. По поводу второго вопроса. Если ответ заявителю дает не ваша организация, а вышестоящая, то лучше регистрировать такие документы в общем журнале регистрации поступающих документов. Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить пустые неиспользованные листы перед закрытием журнала в связи с новой формой ведения журнала после записи о количестве записей и использованных листов?

Нужно ли заводить отдельные журналы регистрации выдачи копий приказов в бухгалтерию и финансово-экономический отдел, то есть 2 журнала либо в одном можно вести данную регистрацию? Нет необходимости вести такие журналы, достаточно составлять список рассылки приказов. Мы рассылаем приказ по внутр. В году мы все поступающие в организацию документы регистрируем в одном журнале.

С года думаем начать вести новый журнал по регистрации обращений граждан и соответственно отдельную папку куда будут они подшиваться.

Как правильней поступить? Завести журнал регистрации и учета обращений граждан с Подскажите, пожалуйста! Если в журнал регистрации с нового года по ошибке продолжила нумерацию за прошлый год. Как исправить ошибку? Подскажите, пожалуйста, у журнала учета поступающих документов должен быть свой номер? Может ли он соответствовать номеру дела такого журнала согласно номенклатуре дел организации?

Журналу присваивается индекс дела по номенклатуре дел согласно заголовку дела. Этот индекс проставляется на обложке журнала. Подскажите, пожалуйста, как закрыть и открыть новый журнал регистрации входящих документов, если это произошло в середине года?

Надо просто начать регистрировать документы в новом журнале, нумерация должна продолжаться. Подскажите, пожалуйста, в журнале заявок в середине года по каким-то причинам прекратили вести нумерацию заявок. Теперь подняли вопрос, чтоб восстановить нумерацию в июне года. Как правильно это сделать? Журналы регистрации входящей и исходящей документации хранятся по номенклатуре 5 лет и только электронно в системе. Обязаны ли мы в конце года распечатывать журналы, подшивать и хранить в бумажном виде 5 лет или достаточно хранить в системе электронно?

Каким официальным документом этот момент регламентирован? Документы временного срока хранения можно хранить в электронном виде, не распечатывая. Журнал регистрации ВХ корреспонденции начат в январе г. Как исправлять нам теперь, подскажите, пожалуйста. Если нет места, то ничего и не пишите. Для журнала регистрации входящих документов, срок хранения которого 5 лет, итоговую запись оформлять не обязательно.

Завели новый журнал как продолжение года получается. Правильно ли мы сделали? Если журнал закончился в середине года, можно начать новый журнал. Главное, чтобы нумерация продолжалась.

С нового календарного года нумерация начинается с первого номера, даже если регистрация продолжается в старом журнале. Можно ли продолжать заполнять журнал исходящих и входящих по окончанию года? Папку вход. Журнал можно продолжить, но с нового календарного года регистрацию документов следует начать с первого номера.

На предприятии документы дск регистрируем валовой нумерацией ежегодно, то есть в январе нумерацию начинаем не с цифры 1, а продолжаем. Подскажите, на сколько это неправильно? Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, журнал исходящих документов нужно менять каждый год или можно вести один?

Организация работы с документами

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения.

Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

Журнал регистрации входящих документов

Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Вариант 2 для многопользовательских программ с возможностью ограничения прав доступа — заставлять каждого, кто получил письмо, ставить отметку со своего аккаунта. Программа предназначена для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в небольших компаниях. Позволяет вести поиск по базе документов, хранить ссылки на электронные версии документов сканов в отдельной папке. Регистрация документов организации 4. Программы для удобной и безопасной работы с документами, позволяющие вести продуктивную работу с большим количеством бумаг. Бизнес Пак - бесплатная программа, предназначенная для формирования, учета и печати первичных бухгалтерских документов. Как установить Установка модов Секреты Где находится папка

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Главным моментом в организации документационного обслуживания будет рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи.

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке.

Организация документооборота на предприятии

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Хаос в документах? Нужен учёт входящих писем! (Правила успешного логиста)

.

Учет писем. Входящие документы

.

Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: и внутренние документы, требующие учета и исполнения. При регистрации писем графа не заполняется.

.

программа для учета писем

.

.

.

.

.

.

Комментариев: 1
  1. Полина

    В вашем ролике нет одного маленького нюанса. Который и в УК РФ и в КоАП не написан. Но он есть. Хулиганство это когда потерпевший и виновный не знали друг друга.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.